“Servicii de calitate furnizate de către Instituţia Prefectului - Judeţul Ialomiţa prin informatizarea gestiunii documentelor, registraturii şi ghişeului unic pentru cetăţeni”
Contract de finanţare nr. 127/17.05.2010
Cod SMIS 11135
PROIECT FINANŢAT DE UNIUNEA EUROPEANĂ PRIN
FONDUL SOCIAL EUROPEAN
PROGRAMUL OPERAŢIONAL DEZVOLTAREA CAPACITĂŢII ADMINISTRATIVE
AXA PRIORITARĂ 2:
Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe descentralizare
DOMENIUL DE INTERVENŢIE 2.2:
Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor
OPERAŢIUNEA:
Implementarea iniţiativelor de reducere a duratei de livrare a serviciilor publice (de exemplu, ghişeul unic pentru cetăţeni, şi în formă electronică, planificarea serviciilor destinate cetăţenilor, managementul documentelor, folosirea regulii aprobării tacite etc.)
Obiectivul general:
Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor publice pentru cetăţeni
Scopul proiectului:
Implementarea, în 12 luni, a unor măsuri organizatorice şi a unor sisteme informatice, care să conducă la creşterea calităţii şi eficienţei pentru serviciile publice furnizate de către Instituţia Prefectului – Judeţul Ialomiţa
GRUPUL ŢINTĂ
- 56 funcţionari ai Instituţiei Prefectului – Judeţul Ialomiţa care lucrează pentru a furniza servicii publice (35 de funcţionari din aparatul Prefectului, 11– Serviciul de paşapoarte, 10 – Serviciul îmatriculări)
- cetăţenii judeţului Ialomiţa
- instituţii publice cu care există comunicare frecvent (autorităţi centrale, Consiliul Judeţean Ialomiţa, serviciile publice deconcentrate, primăriile din judeţ, alte structuri)
- agenţi economici, ONG-uri, mass-media ş.a.
VALOAREA TOTALĂ ESTIMATĂ: 264.720 lei (fără TVA),
din care:
225.012 lei - asistenţă financiară nerambursabilă
39.708 lei - contribuţia beneficiarului.
GRAD DE ABSORBŢIE: 97,65%
DURATA:12 LUNI
ACTIVITĂŢI
- Seminar de promovare a proiectului
Perioada de implementare: 28.06.2010 - 07.07.2010
Subactivităţi:
- achiziţie produse informative şi de promovare;
- achiziţie servicii producţie TV şi închiriere spaţiu antenă;
- achiziţie servicii catering;
- achiziţie produse de birou, articole de papetărie şi alte articole din hârtie, material informatic, produse din plastic, necesare implementării proiectului.
Rezultate: Seminarul de promovare a proiectului (07.07.2010) a avut durata de 1 zi, fiind invitaţi reprezentanţi din: admininistraţia publică locală şi centrală, reprezentanţí ai serviciilor publice deconcentrate, ai mediului de afaceri şi mass-media.
- Revizuirea, dezvoltarea, optimizarea structurilor care gestionează serviciile publice
Perioada de implementare: 13.07.2010 - 24.09.2010
Au fost realizate următoarele subactivităţi:
- achiziţie şi contractarea serviciului de consultanţă;
- analizarea celor mai frecvente tipuri de servicii publice furnizate şi elaborarea studiului şi a planului de reorganizare a structurilor care gestionează serviciile publice (relaţii cu publicul, secretariat /registratură, petiţii, apostile, ordine, legalitate acte, juridic, radiograme, achiziţii publice);
- aprobarea Studiului şi a planului cu măsuri de reorganizare a structurilor care gestionează serviciile publice la nivelul Instituţiei Prefectului – Judeţul Ialomiţa.
- Achiziţie echipamente şi software necesare implementării sistemului informatic
Perioada de implementare: 01.09.2010 - 17.12.2010
Au fost analizate cerinţele de sistem, conform planului de măsuri de reorganizare. Alte subactivităţi desfăşurate:
- Analiza cerinţelor de sistem conform planului de măsuri de reorganizare;
- Stabilirea caietului de sarcini pentru achiziţionarea echipamentelor, software şi training specializat;
- Stabilirea comisiei de licitaţie prin Ordinul Prefectului ;
- Aprobarea documentaţiei pentru a fi publicată pe SEAP;
- Publicare în SEAP;
- Desfăşurare proces achiziţie publică;
- Stabilirea ofertei câştigătoare;
- Contractarea: 3 calculatoare, 1 infokiosc, 1 router, 1 scanner profesional, 1 imprimantă laser color, sisteme software pentru registratură electronică, CIC, gestiune documente, audienţe, petiţii, apostile, radiograme, legalitate acte, dispoziţii, ordine prefect, hotărâri, acces informaţii publice, achiziţii, portal web internet;
- Recepţie infrastructură hard;
- Instalare şi configurare sistem după datele proprii;
- Testare cu date reale;
- Darea în exploatare a sistemului;
- Recepţie software (17.12.2010).
- Instruire informatică pentru funcţionarii şi personalul contractual din Instituţia Prefectului – Judeţul Ialomiţa
Perioada de implementare: 26.11.2010 - 30.04.2011
Instruirea informatică de bază a început din data de 10.01.2011 pentru toţi utilizatorii interni ai sistemului. Cursurile ECDL START şi COMPLET s-au desfăşurat pentru 30 funcţionari (10 START, 20 COMPLET + taxa examen + permis ECDL). Durata cursului pentru ECDL START a fost de 6 săptămâni (30 zile), iar pentru ECDL COMPLET de 9 săptămâni (45 zile).
Instruirea utilizatorilor interni (în 6 săptămâni) a cuprins şi cursuri tematice (7 zile) şi cursuri de dezvoltare durabilă şi egalitate de şanse (1 zi).
- Promovare şi publicitate
Perioada de implementare: 17.05.2010 - 16.05.2011
A fost elaborat un comunicat de presă într-un ziar/2 posturi TV locale/naţionale atît la deschiderea oficială, cât şi la închiderea proiectului. Au fost distribuite materiale publicitare (10 afişe, 500 fluturaşi) pe toată durata implementării.
Conferinţa de evaluare s-a desfăşurat în data de 10.05.2011,fiind invitaţi reprezentanţi ai instituţiilor publice locale, regionale şi centrale, ai mediului de afaceri, ai societăţii civile, ai contractorilor şi mass-media locală si centrală.O secţiune distinctă a constituit-o egalitatea de şanse şi combaterea disriminării. Au fost prezentate lecţiile învăţate şi riscurile/barierele identificate şi depăşite în implementarea proiectului.
- Auditarea externă a proiectului
Perioada de implementare: 12.08.2010 - 16.05.2011
Această activitate, prevăzută în contractul cu firma de audit,a avut în total în total 3 audituri (2 intermediare şi 1 final), faţă de 1 audit extern propus la sfârşitul implementării proiectului. Au fost întocmite 3 rapoarte de audit extern.
- Monitorizarea şi evaluarea proiectului
Perioada de implementare: 17.05.2010 - 16.05.2011
Au avut loc întâlniri lunare ale membrilor echipei de proiect, 1 vizită de monitorizare şi au fost întocmite 3 rapoarte trimestriale R1, două (2) rapoarte R2 şi 1 raport R3.
Permanent s-a ţinut legătura prin help-desk (tel,fax, e-mail) cu ofițerul de proiect din partea Autorității de Management a PODCA.
REZULTATE OBTINUTE:
- Reorganizarea activităţii interne – studiu si plan de reorganizare
- Realizarea unei infrastructuri hard
- Realizarea unui sistem software de aplicaţii cu performanţe în gestionarea documentelor în format digital, publicarea, transmiterea şi urmărirea documentelor din instituţie, generarea de rapoarte specifice pentru fiecare dintre departamentele menţionate, uşor de configurat şi de utilizat
- Bază de date (documente) în format electronic
- 35 funcţionari instruiţi să folosească programe informatice de uz general, infrastructura hard si aplicatiile soft achizitionate
- 10 funcţionari instruiţi si certificati ECDL START (modul I)
- 20 funcţionari instruiţi si certificati ECDL COMPLET (modul II)
- Un număr de 5 persoane din instituţie instruite pentru relaţii cu cetăţenii pe tema egalităţii de şanse şi un număr de 6 persoane pe tema dezvoltării durabile
- Un număr de 2 persoane din instituţie instruite să întreţină şi să configureze sistemul informatic, cu rol de formatori
- Manuale pentru utilizarea sistemului informatic, elaborate în limba română şi distribuite în format electronic (manuale de utilizare, manuale de instalare/configurare şi manuale de administrare a sistemelor/aplicaţiilor)
- Reducerea cu 50% a timpului de răspuns (stabilirea de procese şi politici interne care vor fi urmărite) prin gestionarea folosind mijloace electronice a procesului de rezolvare a unei cereri
- Reducerea cu 30% a activităţii depuse pentru petiţii şi audienţe
- Publicarea imediată pe internet/infokiosc a informaţiilor de interes public (HCC, acte necesare) şi reducerea estimată cu 20% a solicitărilor de informaţii datorită mijloacelor alternative
INSTITUŢIA PREFECTULUI – JUDEŢUL IALOMIŢA
Piata Revolutiei, Nr. 1, Slobozia, 920032
Tel: 0243.235.653; 0243.211.012; Fax: 0243.211.470
E-mail: secretariat@ prefecturaialomita.ro; www.prefecturaialomita.ro
www.fonduriadministratie.ro
| | Nume fisier | Actualizat in | Dimensiune (kB) |
|---|
 | Achizitii publice 11135.pdf | 2013.06.06 02:07:40 PM | 373.3 kb |
| Studiu si plan reorganizare structuri IP Ialomita.pdf | 2015.08.11 10:35:41 AM | 2677.77 kb |
| 2 fisier(e) - 3051.07 kb |
Actualizat in - 11/08/2015, la ora 10:35.